OS 門市管理・雲端自動備份
每天自動備份到 Google 雲端硬碟
OS 門市管理系統更新 2026-10-13
老闆用公司的 Google 帳號連接一次，之後系統每天凌晨自動把業績日報、事項（行事曆與任務）、報帳（含收據照片）存一份到公司的 Google 雲端硬碟，一個月一個資料夾。我們拿不到你的 Google 密碼。
路徑 OS 門市管理 →【設定】→【雲端自動備份】
待補：測試環境連接雲端硬碟之後的畫面。不使用正式公司的雲端硬碟補圖。
連接（只要做一次）
- 用老闆的帳號登入 OS 門市管理。
- 點【設定】→【雲端自動備份】。
- 點【用 Google 帳號連接雲端硬碟】，畫面會換到 Google 自己的登入頁。如果是從 LINE 裡打開 OS 的，按下去會先換成手機的瀏覽器打開這一頁（Google 不讓在 LINE 裡登入），在瀏覽器裡登入 OS 後再按一次。
- 選公司要存檔的那個 Google 帳號登入。
- Google 問能不能讓系統存取雲端硬碟的檔案時，按【允許】。畫面上有勾選框的話，勾選雲端硬碟那一格再按【繼續】。
- 回到 OS 門市管理，畫面寫「連接好了」，系統馬上做第一次備份，幾分鐘後這一頁會寫結果。
帳號密碼只在 Google 的畫面上打，系統拿不到。系統只能碰它自己建的檔案（一個叫「OS 門市管理系統備份」的資料夾），看不到雲端硬碟裡其他任何東西。
備份的內容是按連接的那個人看得到的範圍。老闆連接就是全公司，所以建議由老闆連接。
雲端硬碟上會有什麼
- 一個資料夾「OS 門市管理系統備份（公司名稱）」，裡面一個月一個資料夾，例如「2026-10」。
- 每個月的資料夾裡有三個 Excel：
- 業績日報_2026-10：跟【門市日報】那一頁按【匯出 Excel】下載的一樣（逐日明細、各店彙總、報廢）。
- 事項_2026-10：那個月的行事曆，和那個月新開的任務、異常、簽核、巡店（寫的是備份當下的狀態）。
- 報帳_2026-10：那個月的每一筆報帳，以及依類別、門市、申請人的加總。
- 收據照片放在同一個月份資料夾裡的「2026-10 報帳憑證」，檔名寫日期、門市與報帳單號，例如「2026-10-05_台南中正店_報帳555_第1張.jpg」。
事項與報帳只有開 OS 駕駛艙的公司才有。
什麼時候備份
- 每天凌晨 3:50（台灣時間）自動做一次。
- 每天更新「這個月」和「上個月」（月初還在補上個月的日報與報帳）。
- 第一次連接時，會往回把以前的月份一起存（最多 12 個月）。
- 同一個月的三個 Excel 每天直接更新同一個檔，不會一天多一份。Google 雲端硬碟會自己保留舊版本（通常保留 30 天），要看以前某一天的內容，在那個檔案按右鍵 →【檔案資訊】→【管理版本】。
- 收據照片只傳新的，已經傳過的不重傳。
- 想馬上存一次，按【現在備份一次】。
雲端硬碟上是每天更新的副本，資料的正本仍在系統裡。
中斷連接
- 點【設定】→【雲端自動備份】。
- 點【中斷連接】，跳出來的視窗按【確定中斷】（按【先不要】就什麼都不會改）。
中斷之後每天就不會再自動備份。雲端硬碟上已經存的檔案不會被刪掉。要換成別的 Google 帳號，按【換一個 Google 帳號】重新連接就好，不用先中斷；新的帳號會像第一次那樣，把以前的月份一起存過去（最多 12 個月）。
也可以在 Google 帳戶【安全性】裡的「第三方應用程式和服務」把我們移除，效果一樣（之後這一頁會寫要重新連接）。
誰可以設定
老闆一定能看到這一頁。其他人要由老闆在【角色權限】或個人權限開「雲端自動備份」，而且只有老闆的帳號能把這一顆開給別人。
如果遇到
這一頁寫紅字「請老闆重新連接一次」
可能是在 Google 帳戶把我們移除了、公司的 Google 管理員收回了，或當初連接的那個人離職、帳號停用、被拿掉權限。只改 Google 密碼不會斷。請老闆按【重新連接】，照上面的步驟再做一次。重新連接之後，從上一次備份成功那個月起的資料會一起補上（最多 12 個月）。
寫「我們這邊的 Google 設定還沒完成」
不是你們的問題。我們處理好之後會通知你們，再按一次連接。
寫「Google 雲端硬碟空間滿了」
清出雲端硬碟的空間，隔天凌晨會自動補上。
寫「部分完成」
大部分已經存好，少數項目沒有存到，畫面會寫是哪幾項。例如收據照片已經不在系統裡，就沒辦法備份。照片太多一次存不完時，下一次會接著傳。
自動備份沒有完整成功，會通知誰
有「雲端自動備份」權限的人會在 OS 駕駛艙收到通知，點進去就是這一頁。下面三種情況會通知，一天最多一則：
- 整次沒有成功（例如要重新連接、雲端硬碟空間滿了）。
- 三個 Excel（業績日報、事項、報帳）有一個沒存成。
- 連續 3 天都只有「部分完成」，而且不是照片的問題。
收據照片拿不到、照片太多下一次接著傳，不另外通知。按【現在備份一次】的結果直接寫在這一頁，也不另外通知。
在 OS 駕駛艙的【通知】頁，這一種通知在「公司的到期與異常預警」那一類裡，名字叫「雲端自動備份沒有完整成功」。
Google 的畫面寫「已遭到封鎖」或「管理員」
公司的 Google 帳號如果是公司網域的帳號（Google Workspace），而公司的 Google 管理員有限制外部應用程式，Google 會擋下來。請公司的 Google 管理員在管理控制台允許這個應用程式，或改用其他 Google 帳號連接。
Google 的畫面寫「錯誤 403：disallowed_useragent」
是在 LINE 裡打開的。請用手機的瀏覽器（Safari、Chrome）打開 OS，再按一次連接。
在 Google 畫面按了取消，或沒勾雲端硬碟
就是沒有連上。再按一次【用 Google 帳號連接雲端硬碟】，在 Google 的畫面上按【允許】。