YuTeam・設定中心
開在職／離職證明，以及換成自家的證明書範本
需開通：YuTeam人資老闆／總部更新 2026-09-14
員工在手機上送出「證明書申請」之後，會落到設定中心的「證明書範本」這一頁等你處理。核發就是產出一份 Word 檔直接下載給他；不該開的按「退回」，寫的原因員工看得到。範本可以換成你們自家的 Word，系統只把空格填滿，不會動你們的頁首、logo、字型。
路徑 後台 →【設定】→【設定中心】→【證明書範本】
處理員工送上來的申請
側欄「設定中心」→「證明書範本」，最上面「待處理申請（N）」
沒有的時候寫「目前沒有待處理的申請。員工在手機『更多 → 證明書申請』送出後會出現在這裡（也會發站內通知）。」
看四欄：申請人、種類、用途、申請時間
申請人下面帶員工編號。「用途」是員工自己打的字，原文照印。該開哪一種、能不能開，由你看了這句話判斷。
要開就按「核發並下載」
按下去系統當場產一份 .docx 直接下載到你電腦（產製中會寫「產製中⋯」）。檔案不經過網址，所以身分證字號不會留在任何連結上。
開不出來時，它會告訴你缺什麼
那一列下面會展開一段「還開不出來，缺這些（申請維持待處理）：」，逐條講清楚，例如：
- 找不到這位員工的投保單位 → 到員工資料指定「投保單位」，或到組織設定把他所在的門市標成公司
- 投保單位還沒填「公司名稱」／「統一編號」／「負責人」→ 到組織設定補上（證明書的抬頭要用）
- 這位員工還沒填身分證字號／居留證號、或還沒填到職日 → 到員工資料補上
- 讀到的身分證字號是遮罩過的 → 開出來會是一張沒有身分證字號的證明，先確認你的帳號有查看完整資料的權限
- 開離職證明但還沒填離職日 → 先跑離職流程
- 開離職證明但離職日還沒到 → 系統原話：「現在開離職證明等於提前宣告一件還沒發生的事」
補好之後回來再按一次「核發並下載」就好，申請單還在。
不該開就按「退回」，填「退回原因（員工看得到）」
原因必填，不填的話「確認退回」按不下去。提示例句是「用途不明，請補充說明後重新申請」。這段字會顯示在員工手機上，所以寫給員工看，不要寫內部備註。
核發或退回後，員工端不會收到另一則核發或退回推播；請在交付文件或退回時主動告知，員工也能回【更多】→【證明書申請】查看結果。
換成你們自家的範本
同一頁下面「範本」，兩種各一列：在職證明、離職證明
「目前用的範本」那一欄寫檔名與上傳日期；沒換過的寫「系統內建版型」。沒上傳也能用，功能不受影響。
按「上傳範本」（換過的寫「換一份」）選你們的 .docx
頁上說明：「上傳自家的 Word 檔，系統只把空格填滿——你們的頁首、logo、字型、欄寬一個都不會被動到。」
範本要照規矩留空格，系統才填得進去
做法是拉一個表格，左邊那格寫欄位名稱、右邊那格空著。可以用的欄位名稱有：
姓名／性別／員工編號／國籍／部門／身分證字號／職稱／出生日期／到職日期／離職日期／任職年資／備註
落款那幾行寫成「公司名稱：」「統一編號：」「負責人：」「公司電話：」「公司地址：」，後面留空。日期那一行寫「中華民國 年 月 日」（年月日之間留空白）。
公司大小章不要做進 Word 裡
頁上原話：「公司大小章不會被做進檔案裡——Word 是可編輯檔，含章等於把印信交出去。印出來蓋實體章。」
想改回去就按「改回內建」
如果遇到
如果遇到：核發按了沒反應，也沒有檔案下載
往那一列下面看，多半是展開了一段「還開不出來，缺這些」→ 照著補完再按一次 → 申請單不會因此消失，維持待處理。
如果遇到：開出來的證明書身分證字號是空的
你的帳號看到的是遮罩過的號碼 → 系統會先警告你「開出來會是一張沒有身分證字號的證明」→ 請有完整資料權限的人來開，或請能管理角色與權限的人到「角色與權限」把那顆開給你。
如果遇到：上傳自家範本之後，開出來的空格沒被填
多半是欄位名稱沒對上，或不是用表格做的 → 左邊那格要一字不差寫上面列的欄位名稱，右邊那格空著 → 對照上面那一份清單再改一次。
不可以
在員工還沒真的離職前先開離職證明。系統會擋，理由就寫在畫面上：那等於提前宣告一件還沒發生的事。