YuTeam・員工名單
新人要來報到了
需開通：YuTeam人資老闆／總部更新 2026-10-17
有新同事要進公司。你在後台把他建起來、寄一封邀請信，他自己用手機填完資料、簽完文件，帳號就開通了。整個流程你只做前兩步，後面都是他自己走。
路徑 後台 →【員工名單】→【＋ 新增員工】
怎麼做
第一段：後台建員工、寄邀請信
國籍、性別與教育程度請用下拉選單。外籍員工要依證件類型填外籍證號，加保日也要一起確認。不要把國籍和加保身分當成同一欄。
打開側欄「員工名單」，按「＋ 新增員工」
會跳出四步驟的「新增員工作業流程」：基本設定 → 薪資設定 → 保險合規設定 → 確認並完成作業流程。
第 1 步確認姓名、雇用型態、手機與主要門市；第 2 步填到職日和薪資
姓名、手機、主要門市沒填，第一步的「下一步」按不下去；到職日或薪資沒填、薪資不大於 0，第二步也過不去。主要門市不會自動帶，要自己選他在哪一家店上班。員工編號由系統產生，雇用型態與工時制度會先帶現有選項，送出前仍要逐項確認。職級只是顯示用的頭銜，不會決定新人能看什麼或能不能排班；權限要在【設定】→【角色與權限】另外設定。
第 3 步保險級距：依底薪自動帶出，不確定就按「略過保險設定」
級距可以之後到員工詳情的「薪資設定」再補，不擋報到。
第 4 步「登入帳號與自助報到」：填他的 Email，勾「直接寄出自助報到邀請信」
填了 Email 才能勾。不填也可以先建檔，之後再到員工詳情「到職 / 離職」分頁的「登入帳號」區塊補寄。
按「確認並執行新增員工流程」，看到「✓ 新增員工作業流程已完成」就按「完成」
全新 Email 建立新帳號；若這個 Email 原本已有 YuTeam 帳號，畫面會寫「已直接連結到這位員工」，仍會寄出這次的邀請。寄件服務收下後，畫面會顯示寄送地址與一條啟用連結。把連結也留著；幾分鐘沒收到先看垃圾郵件匣，或直接用 LINE 把連結傳給他。
一次整理多人：先比對 CSV，再決定是否寫入
這條路徑適合把舊名單補進 YuTeam，不取代上面的新人建檔與邀請流程。
- 在員工名單按【批次匯入】，先下載範本（CSV 或 Excel 都收；整本「資料準備表」丟進來也可以，會讀「員工」那一頁）。更新舊員工：至少要有「員工編號（或工號）」和「姓名」。要新增的人：再加「門市」「雇用型態」「到職日」，少一個那一列就不會寫入（不會自動放進第一家店、不會自動用今天當到職日）。
- 選檔後先按【先比對不寫入】。系統會分成：會更新、只在名單、只在 YuTeam、同編號不同名。
- 同編號不同名會整份擋住，先修正編號，避免把甲的身分證、生日或地址蓋到乙身上。
- 門市或雇用型態有填時，名稱／代碼必須對到系統現有選項；對不到的那一列會失敗，不會猜成第一家店。空白欄不覆蓋既有資料。
- 預覽寫「N 列有問題，寫入時這幾列會被略過（其他列照常）」的那幾列不會寫入，照列出的原因改好再匯一次。只在舊名單的人預設不建立；確定是新人、不是離職者，才勾【這幾位也要一併建立】再按【確認寫入】。批次建立後仍要逐人補帳號邀請、角色與必要設定。
第二段：新人自己在手機上走六步驟
新人點信裡的「開始報到」，依序填六步
設定密碼 → 基本資料 → 聯絡方式 → 緊急聯絡人 → 薪轉帳戶 → 證件上傳與確認。薪轉帳戶那一步可以整步留空，之後在員工入口再補。證件的部分：身分證正反面一定要拍，這兩張不能關掉；健康檢查報告和存摺封面預設是「選填」，但公司可以在設定中心把它們打開變成一定要拍（見下面「要不要多收體檢報告、存摺封面」）。標「必附」的沒拍就按不了下一步，硬送也會被系統擋下來說「還有證件沒拍上來」。單檔 8MB 以內。證件最下面還有「專業證照 1、2、3」三格（例如丙級證照），都是選填，有就拍。
按「確認送出」後，接著簽待簽文件
送出後系統會幫他登入一次，列出要簽的文件（勞動契約等，依範本的僱用型態、適用門市、適用公司自動指派）。全簽完按「開始使用」就進入 YuTeam；沒有文件要簽的會看到「報到完成」，按「前往登入」。
契約上有薪資、到職日或公司資料的格子時，寄報到信之前先在他的員工資料填好約定薪資與到職日；沒填的話那一份先不能簽，他會看到「報到完成。還有契約在等公司把薪資或公司資料設定好，好了之後在「待簽文件」簽就可以。」（見契約範本那一頁）。
這一格沒有截圖
同上：合約內文要從公司的私有檔案空間讀出來，沒設的話畫面只會顯示「合約內文讀不到」的警語。新人看到的畫面是：一份一份的待簽文件、每一份可以展開看合約，最下面用手指簽名，簽完按「確認簽名」。
你在「員工名單」確認他從「待報到」變成在職
名單上的標籤會從「已邀請」變成已啟用帳號；他填的資料和上傳的證件都會進員工詳情的「員工資料」和「文件」分頁。
第三段：他報到完之後，你要核對一次
你會收到通知「新進員工○○○已完成自助報到」
只要你有「員工名單管理」權限就會收到，桌機的通知彈窗上多一顆「前往核對資料」，點下去直接開那個人的資料。手機端的鈴鐺也收得到同一則。
到「員工名單」，還沒核對的人名字旁邊掛「待核對」
只有「走完自助報到、但還沒被核對」的人會掛這個標記。
點進他的員工詳情，在「報到資料核對」把資料對過一次，按「資料已核對」
上面寫「核對本人填寫的銀行帳號與證件資料後，按下方按鈕蓋章。」。薪轉帳號打錯要賠錢，這一步是拿他上傳的存摺封面對他自己打的帳號。蓋完會變成「✓ 已於〔時間〕核對（〔你的名字〕）」，名單上的「待核對」跟著消失。按錯了有「取消核對」可以退回去。
帳號開通不等於已經能完成工作
新人報到後，再核對：主要門市、可支援門市、角色與「他實際可以做的事」、管理的門市、班別／工作崗位、薪資與保險、待簽文件。若他會成為主管，也到【設定 → 簽核】看流程圖是否已把他算進正確門市與關卡。
要不要多收體檢報告、存摺封面（設定一次就好）
側欄「設定中心」→「文件與合約」，最上面那張「新人報到要上傳的文件」
裡面兩顆開關：「一定要上傳體檢報告」（餐飲從業人員的健康檢查報告）、「一定要上傳薪轉存摺封面」（印有戶名和帳號的那一頁，用來核對新人自己填的薪轉帳號有沒有打錯）。打開之後，新人那一步就會標成「必附」，沒拍送不出去。身分證正反面本來就是必收，沒有開關可以關。
如果遇到
如果遇到：連結下面寫「這條連結只會設定密碼，不會進自助報到」
公司還沒設定證件的私有儲存空間，系統會退回只設密碼的版本。新人點進去只會看到「啟用員工帳號」，設完密碼就結束，資料要由你在後台幫他填。請找系統廠商設定儲存空間，「設好之後重寄一次就會走自助報到」。
如果遇到：新人說送不出去，畫面寫「還有證件沒拍上來」
公司把體檢報告或存摺封面設成一定要上傳了 → 標了紅色星號（徽章寫「必附」）的都要拍 → 補齊那幾張再送一次。同一條連結還有效，不用重寄。
如果遇到：邀請信過期了（連結超過 7 天）
新人會看到「邀請連結無效或已過期，請聯絡管理員重新發送」。到員工名單點他的名字 → 「到職 / 離職」分頁 → 「登入帳號」區塊 → 按「發送邀請」→「送出邀請」，會產生一條新連結、再寄一次信。
如果遇到：畫面寫「邀請已建立，但寄信失敗」
公司的寄信設定沒通或被退信。畫面會留一條啟用連結，按「複製連結」用 LINE 或簡訊傳給他，效果一樣。
如果遇到：畫面寫「帳號建好了，但這次沒有寄出邀請信」
這次沒有可用的寄件管道，而且畫面沒有拿到可直接分享的連結。到員工詳情的【登入帳號】再按【發送邀請】；仍失敗就請系統管理者檢查寄件設定。
如果遇到：新人說「你的資料已經送出完成了」、頁面打不開
他已經送出過了，連結只能用一次，這不是報到失敗。請他用剛才設的密碼登入，在「待簽文件」把契約簽完。
如果遇到：填 Email 時跳「這個 Email 的登入帳號已經是在職員工○○○的登入帳號」
一個 Email 同一間公司只能綁一位員工。改用另一個 Email，或先確認那位舊員工是不是該改成離職。
不可以
新增完成後再按一次「確認並執行新增員工流程」。第一次早就成功了，再按會用同一個員工編號重送，跳「Employee number already exists」，看起來像失敗其實沒有。看到「完成」鈕就按它關窗。