YuTeam・員工名單

新人要來報到了

需開通：YuTeam人資老闆／總部更新 2026-08-24

有新同事要進公司。你在後台把他建起來、寄一封邀請信，他自己用手機填完資料、簽完文件，帳號就開通了。整個流程你只做前兩步，後面都是他自己走。

怎麼做

打開側欄「員工名單」，按「＋新增員工」
會跳出四步驟的「新增員工作業流程」：基本設定 → 薪資設定 → 保險合規設定 → 確認並完成作業流程。
第 1 步填姓名和手機，第 2 步填到職日和底薪
這四格是必填，沒填「下一步」按不下去。底薪要大於 0。其他欄位（職稱、門市、雇用型態）有就填，沒有之後可以再補。
第 3 步保險級距：依底薪自動帶出，不確定就按「略過保險設定」
級距可以之後到員工詳情的「薪資設定」再補，不擋報到。
第 4 步「登入帳號與自助報到」：填他的 Email，勾「直接寄出自助報到邀請信」
填了 Email 才能勾。不填也可以先建檔，之後再到員工詳情「到職 / 離職」分頁的「登入帳號」區塊補寄。
按「確認並執行新增員工流程」，看到「✓ 新增員工作業流程已完成」就按「完成」
畫面會顯示「邀請信已交給寄件服務，寄到 ○○○」，下面有一條啟用連結。把連結也留著——信沒收到時，直接用 LINE 把連結傳給他一樣能報到。

新人點信裡的「開始報到」，依序填六步
設定密碼 → 基本資料 → 聯絡方式 → 緊急聯絡人 → 薪轉帳戶 → 證件上傳與確認。薪轉帳戶那一步可以整步留空，之後在員工入口再補；證件要身分證正反面（必附），健檢報告和存摺封面選填，單檔 8MB 以內。
按「確認送出」後，接著簽待簽文件
送出後系統會幫他登入一次，列出要簽的文件（勞動契約等，依範本與雇用型態自動指派）。全簽完按「開始使用」就進入 YuTeam；沒有文件要簽的會看到「報到完成」，按「前往登入」。
截圖待補：送出後的待簽文件與簽名畫面 — 要在有設私有文件儲存空間的環境才走得到這一步（沒設的話邀請信寄的是只設密碼的那一種連結）（yt-hr-onboard-07）
你在「員工名單」確認他從「待報到」變成在職
名單上的標籤會從「已邀請」變成已啟用帳號；他填的資料和上傳的證件都會進員工詳情的「員工資料」和「文件」分頁。

如果遇到：連結下面寫「這條連結只會設定密碼，不會進自助報到」

公司還沒設定證件的私有儲存空間，系統會退回只設密碼的版本。新人點進去只會看到「啟用員工帳號」，設完密碼就結束，資料要由你在後台幫他填。請找系統廠商設定儲存空間，「設好之後重寄一次就會走自助報到」。

如果遇到：邀請信過期了（連結超過 7 天）

新人會看到「邀請連結無效或已過期，請聯絡管理員重新發送」。到員工名單點他的名字 → 「到職 / 離職」分頁 → 「登入帳號」區塊 → 按「發送邀請」→「送出邀請」，會產生一條新連結、再寄一次信。

如果遇到：畫面寫「邀請已建立，但寄信失敗」

公司的寄信設定沒通或被退信。畫面會留一條啟用連結，按「複製連結」用 LINE 或簡訊傳給他，效果一樣。

如果遇到：新人說「你的資料已經送出完成了」、頁面打不開

他已經送出過了，連結只能用一次，這不是報到失敗。請他用剛才設的密碼登入，在「待簽文件」把契約簽完。

如果遇到：填 Email 時跳「這個 Email 的登入帳號已經是在職員工○○○的登入帳號」

一個 Email 同一間公司只能綁一位員工。改用另一個 Email，或先確認那位舊員工是不是該改成離職。

不可以

新增完成後再按一次「確認並執行新增員工流程」。第一次早就成功了，再按會用同一個員工編號重送，跳「Employee number already exists」，看起來像失敗其實沒有。看到「完成」鈕就按它關窗。